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保护企业数据安全从文档管理开始

在出版社这类企业,三五位同事一起合作一篇大型新闻报道是再平常不过的事了。比如两三人合力写完一篇稿件之后,编辑要在初稿的基础上进行修改,编辑修改之后还要提交主编审阅。这样的流程以往是通过邮件来完成的,一篇文章一路修改下来,要产生十几个版本。过程凌乱繁琐,而且最终出版的时候,若选错版本,甚至能给企业带来不可估量的损失。

对于企业来说,大大小小的相关文件都散落在不同的员工手里,很多企业都想把这些内容收集起来,但传统的方式比较难办。现如今国内的很多企业中,对于公司的文档管理都出于一个比较混乱的阶段。很多人对企业文档的安全认知不够强烈,导致公司文档利用不够充分,甚至有时候还要花费大量人力物力去整理这些文档。文档的累积使得那些成立多年公司办事效率低下,严重的还可能导致破产。且随着创业者的增多,不断有新公司成立,市场的竞争日益加大。很多的企业迫切需要一款适合自己企业使用的文档管理软件,提高公司的办事效率,让文档数据得到充分的利用。

对于企业来说,上线信息化管理系统,将为企业的电子文档管理怎样的全新面貌呢?

首先,确保电子文档不丢失。传统电子文档管理,尽管利用电脑、硬盘等载体来对电子文档进行存储,但是仍然出现存储设备坏掉文档丢失的情况。更为重要的是,众多的文档可能是散落在不同的电脑和硬盘中,缺乏统一的存放和管理,容易造成资料的丢失。

其次,电子文档存放有序,容易查找。在没有上线文档管理系统之前,海量的电子文档查询起来非常不方便,当需要找一个文档的时候,总是要在不同的存储介质上逐一翻查,非常影响企业的工作效率。

再次,文档存放更加安全。相比传统的文档管理模式,电子文档管理系统通过严密的权限设置来确保电子文档的安全,设置不同人的不同权限,如有些人只可以查看,有些人既不可以查看也不能修改,加密技术更上一层楼,安全系数大大提升。

最后,文档流转更加高效。电子文档,如一些合同、方案等,总免不了需要上级领导进行审批,有时候还需要层层把关,多级审批,单纯的线下传递文档进行审批,不仅传递耗费时间,还有可能在传递过程中出现信息遗漏,使用电子文档管理系统,所有的文档审批均在系统中完成,高效又方便。

目前,市场上的文档管理系统非常多,但是质量参差不齐,鱼目混珠的大有在。如何才能挑选到适合自己的文档管理系统呢?值得推荐的一款就是新模式的电子文档管理系统Cmodes DM,为企业搭建了一个电子文档集中管理的平台,系统包括:企业文件库、个人文档库、企业文档社交、企业级智能搜索引擎(e-Search)、在线文档协作、文档版本管理、评论、标签、细粒度文档安全管控、系统安全审计等功能。满足企业日常文档管理中的各种需求,能够极大的提升员工工作效率、提高文档安全性。

在如今这个互联网信息复杂的局势下,选择好的管理软件保持企业安全稳健的发展显得尤为重要。若企业预算有限,就没有必要采购比较昂贵的OA、ERP等土豪软件,新模式电子文档管理系统Cmodes DM物美价廉,让企业在成长初期,可以得到一款简单实用的管理系统,助力企业平稳发展。



作者:新模式软件  发表日期:2015/6/23  阅读:568次

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